// Обробка документів
Перетворіть вхідні документи на впорядковані процеси
Приклад того, як вхідні документи класифікуються, їхні дані зчитуються, перевіряються й надходять на погодження, перш ніж потрапити в облік та архів.
Приклад автоматизації. Приклад процесу, а не кейс клієнта.
Ситуація
Рахунки, акти, договори й накладні надходять поштою, у PDF, сканах, таблицях і через електронний документообіг. Працівник завантажує кожен документ, читає його, передруковує поля, створює запис в обліковій системі, надсилає на погодження й вивантажує ще кудись.
До автоматизації
- СистемаДокумент надходить поштою або через електронний документообіг
- ЛюдинаПрацівник завантажує й читає його
- ЛюдинаПрацівник передруковує поля
- ЛюдинаПрацівник створює запис в обліковій системі
- ЛюдинаПрацівник надсилає його на погодження
- ЛюдинаПрацівник завантажує підписаний документ в архів
Де процес ламається
- Ті самі поля вводять заново для кожного документа.
- Помилки введення потрапляють в облік.
- Погодження чекає в чиїйсь пошті.
- Ніхто не знає, які документи ще не опрацьовано.
- Оригінали й записи зберігаються в різних місцях.
Що автоматизує Agentoriq
Ілюстрація послідовностіБез анімації
- ТригерНадходить документ
- ШІТип документа розпізнано
- ШІOCR і ШІ зчитують поля
- АвтоматичноПравила перевіряють суми, дати, податкові номери та контрагента
- СистемаЧернетку запису створено в ERP / BAS
- Потребує погодженняВідповідальна особа погоджує запис
- СистемаДокумент проходить підписання через електронний документообіг
- РезультатДокумент і його дані архівуються разом
Підключені системи
Кожну систему підключаємо через доступний API, вебхуки, доступ до бази даних або власний конектор. Спосіб підтверджуємо під час аудиту.
- Пошта
- PDF і скани
- Excel
- Вчасно
- BAS
- Хмарне сховище
Контроль людини
- АвтоматичноДокументи, що пройшли всі перевірки, готуються як чернетки
- Потребує погодженняКожен запис перед проведенням
- Потребує погодженняДокументи з розбіжностями в сумах або невідомими контрагентами
- Рішення людиниДоговори та нестандартні умови
Після автоматизації
- ТригерНадходить документ
- АвтоматичноДані зчитано, перевірено й підготовлено як чернетку запису
- Потребує погодженняВідповідальна особа погоджує її
- РезультатПідписаний документ і його запис збережено та пов’язано
Очікуваний результат
- Менше ручного введення даних.
- Менше помилок введення в обліку.
- Погодження, які не губляться.
- Видима черга документів у роботі.
- Документи та їхні дані легко знайти разом.
Покажіть процес, який ваша команда досі веде вручну.